Чек-лист: что взять на выставку и как подготовиться за 30 дней

Каждый, кто хоть раз участвовал в выставке, знает: за 5 минут до открытия обязательно выясняется, что забыли удлинитель, бейджи, скотч или питьевую воду. В этом материале — детальный чек-лист от Mobile-Stend.ru на основе 20 лет работы с выставочниками. Составлен по принципу «открыл, отметил галочки, забыл что-то — добавил, готов». Сохраняйте, распечатывайте, делитесь с командой.

Почему важен письменный чек-лист

Выставка — это стресс-тест для команды. Все нервничают, в день монтажа решается тысяча мелочей, отвлекают организаторы, звонят клиенты. На память полагаться нельзя: неизбежно что-то забывается. Опытные выставочники работают со сводным чек-листом, который подготовлен за 2–4 недели до события и проверяется по списку.

Этот чек-лист построен по временной шкале: что делать за 30 дней, за 7 дней, накануне и в день выставки. Внутри каждого этапа — отдельные блоки по категориям: оборудование, маркетинговые материалы, технические мелочи, документы, питание, форма для персонала.

За 30 дней до выставки — стратегическое планирование

На этом этапе закрываются все долгосрочные вопросы. Если что-то пропустить, исправить за неделю до выставки будет либо невозможно, либо втрое дороже из-за срочности.

• ☐ Подписан договор с организатором, оплачено место
• ☐ Получена схема стенда (точные размеры, расположение в павильоне, соседи)
• ☐ Заказан выставочный стенд / арендован у поставщика
• ☐ Утверждён макет графики на стенде, заказана печать
• ☐ Согласованы цвета по Pantone — попросите у производителя цветопробу
• ☐ Распределены роли в команде (кто за что отвечает на стенде)
• ☐ Куплены билеты и забронированы гостиницы для команды (если выставка в другом городе)
• ☐ Заказаны раздаточные материалы (буклеты, каталоги, визитки) с запасом 30 % сверх плана
• ☐ Заказано брендирование персонала (футболки, поло, бейджи)
• ☐ Заказан транспорт для доставки оборудования на выставку
• ☐ Согласован сценарий стенда: что говорим клиенту в первые 30 секунд
• ☐ Подготовлен план активностей: розыгрыши, мастер-классы, дегустации
• ☐ Заказаны призы для конкурсов / квестов / лотерей
• ☐ Назначен ответственный за фото- и видеосъёмку
• ☐ Заказана дополнительная электросеть на стенд (если нужна)
• ☐ Подключен Wi-Fi на стенд (часто платная услуга от организатора)

За 7 дней до выставки — финальная сборка

На этой неделе всё уже должно быть произведено и упаковано. Если стенд в производстве — он почти готов. Сейчас комплектуем дополнительные мелочи и финализируем.

Стендовое оборудование

• ☐ Pop-up или другой основной стенд получен и проверен на сборку
• ☐ Стойка ресепшн или промостойка готова
• ☐ Буклетницы в нужном количестве (на 6 м² стенд — обычно 3–4 шт.)
• ☐ X-banner или Roll-up для дополнительной графики
• ☐ Светильники и кабели к ним
• ☐ Промо-рюкзаки с раздаточкой (если планировались)
• ☐ Транспортные кейсы и чехлы для всего оборудования

Маркетинговые материалы

• ☐ Каталоги продукции — 50–200 шт. в зависимости от ожидаемого трафика
• ☐ Буклеты с текущей акцией / спецпредложением — 100–500 шт.
• ☐ Визитки сотрудников, работающих на стенде — по 200 шт. на каждого
• ☐ Бланки коммерческих предложений / договоров
• ☐ Анкеты для сбора лидов (контакты посетителей стенда)
• ☐ Сувенирная продукция (ручки, блокноты, USB-флешки)
• ☐ QR-коды на сайт / соцсети / Telegram-канал — распечатанные на стенде
• ☐ Презентация продукции на ноутбуке / планшете (offline-версия!)
• ☐ Видеоролики для воспроизведения на медиа-панели (если есть)

Технические мелочи (часто забывают)

• ☐ Удлинитель 5–10 метров на 4–6 розеток
• ☐ Тройник или сетевой фильтр
• ☐ Скотч прозрачный (всегда нужен)
• ☐ Двусторонний скотч
• ☐ Ножницы канцелярские
• ☐ Степлер + запасные скобы
• ☐ Маркеры (разноцветные)
• ☐ Ножнички, сувенирная бумажная корзина для мусора
• ☐ Влажные салфетки для протирки стенда (на выставках всегда пыльно)
• ☐ Мини-аптечка (пластыри, обезболивающее, активированный уголь)
• ☐ Зарядки для всех типов телефонов команды
• ☐ PowerBank с большой ёмкостью (10 000+ мАч)
• ☐ Ноутбук с установленным ПО для приёма оплаты
• ☐ Принтер чеков / эквайринговый терминал (если планируются продажи)

Накануне — последние сборы

• ☐ Проверить, что весь персонал в курсе расписания и обязанностей
• ☐ Распечатать пропуска / бейджи участников
• ☐ Зарядить все ноутбуки, планшеты, телефоны команды
• ☐ Положить в сумку полный комплект документов (см. раздел ниже)
• ☐ Подтвердить транспортировку оборудования (если везёт сторонний водитель)
• ☐ Сверить ассортимент сувенирки — переложить «забытые» в одну сумку
• ☐ Уточнить у организатора, в какое время монтаж и какая бригада нужна на месте
• ☐ Приготовить наличные деньги на мелкие расходы (1 000–3 000 ₽)
• ☐ Зарядить аккумуляторы фотокамеры / видеокамеры
• ☐ Сделать резервную копию презентации на флешке

Что обязательно взять с собой персоналу

Документы

• ☐ Паспорт каждого сотрудника
• ☐ Договор с организатором + копия
• ☐ Подтверждение оплаты места (на случай споров с организатором)
• ☐ Доверенности на персонал, если работаете не от своего имени
• ☐ Сертификаты / лицензии на продукцию (если требуются)
• ☐ Печать компании (для подписания договоров на стенде)
• ☐ Накладные / счета-фактуры на оборудование (если выставка в другом регионе и привезли стенд через ТК)

Личные вещи

• ☐ Удобная сменная обувь (выставка — это 8–10 часов на ногах)
• ☐ Куртка / толстовка (на выставочных площадках часто холодно из-за кондиционеров)
• ☐ Бутылка воды + перекус (организаторские буфеты дороги и часто очереди)
• ☐ Носовой платок / салфетки
• ☐ Дезодорант, духи (день длинный, освежиться не помешает)
• ☐ Жвачка / мятные конфеты (для свежего дыхания при общении с клиентами)
• ☐ Лекарства от головы / желудка (стресс делает своё дело)

Форменная одежда

• ☐ Брендированные футболки / поло — по 2 шт. на сотрудника на каждый день выставки
• ☐ Бейджи с именами и должностями
• ☐ Корпоративные шарфы / платки / значки (если есть)

В день монтажа — пошаговый план

1. Прибыли на площадку за 2–3 часа до открытия выставки. Это даёт запас на форс-мажоры (пробки на въезде, ожидание въезда грузового транспорта).
2. Разгрузили оборудование на стенд. Проверили целостность всех элементов до начала сборки.
3. Собрали основной стенд (pop-up или модульный). Pop-up 3×3 — 5–7 минут силами 1 человека. Модульный SMAX 6 м² — 1–1,5 часа силами 2 человек.
4. Установили ресепшн и промостойки. Проверили устойчивость, наличие крепежа.
5. Развесили графику (баннеры, постеры). Проверили, что все ровно, без перекосов.
6. Расставили буклетницы и наполнили их материалами.
7. Подключили электричество и проверили освещение стенда. Если светильник не работает — позовите техника организатора.
8. Подключили Wi-Fi и протестировали интернет на ноутбуке / планшете.
9. Заложили дресс-код: переоделись в брендированную одежду, проверили внешний вид всей команды.
10. Сделали тестовое фото стенда — посмотрите со стороны, как смотрится. Если что-то выглядит криво — поправьте сейчас, не на ходу.
11. За 15 минут до открытия: разлили воду в стаканы, разогрели улыбки, готовы встречать гостей.

Во время выставки — ежедневный чек

В каждый день мероприятия:

• ☐ Утром: полная инвентаризация стенда (всё ли на месте после ночи)
• ☐ Утром: пополнение буклетниц до уровня прошлого вечера
• ☐ Утром: протереть стенд, удалить пятна с предыдущего дня
• ☐ Утром: зарядить все устройства, обновить контент на медиа-панели
• ☐ В течение дня: сбор контактов в анкеты — фиксируйте каждого лида
• ☐ В течение дня: фото- и видеосъёмка для соцсетей и отчётности
• ☐ В обед: ротация персонала на обед (без оставления стенда без персонала)
• ☐ Вечером: подсчёт количества контактов, заметки по дню
• ☐ Вечером: упаковка ценных вещей в кейсы (некоторые выставки оставляют стенды на ночь без охраны)

Послевыставочный чек-лист

Часто забываемая часть: после выставки. Без этого этапа большая часть пользы от мероприятия теряется.

• ☐ Демонтаж стенда на следующий день после закрытия
• ☐ Транспортировка оборудования обратно в офис / на склад
• ☐ Чистка и упаковка стенда для длительного хранения
• ☐ Проверка на повреждения. Если что-то поломалось — связаться с производителем по гарантии
• ☐ Передача всех собранных лидов в CRM в течение 48 часов
• ☐ Отправка благодарственных писем VIP-посетителям стенда
• ☐ Анализ результатов выставки: сколько пришло людей, конверсия в лиды, ROI
• ☐ Возмещение командировочных расходов сотрудникам
• ☐ Загрузка фото и видео в облако / соцсети / на сайт
• ☐ Публикация поста об участии в выставке в Telegram, ВКонтакте, на сайте компании
• ☐ Письмо с благодарностью организаторам — это пригодится при участии в следующих выставках
• ☐ Заполнение отчёта по выставке для руководства / спонсоров
• ☐ Командное обсуждение «что улучшить в следующий раз»

Что обязательно нельзя забывать

Опыт показывает: 95 % проблем на выставке возникают из-за 5 типичных промахов:

1. Удлинитель. Розетка от организатора всегда не там, где нужна. Берите 5–10 м с 4+ выходами.
2. Скотч. Прозрачный канцелярский. Им чинят всё: от баннера до сломанного крепления буклетницы.
3. Бейджи и форма для всех. Сотрудник без бейджа — потерян для клиентов: непонятно, к кому обращаться. Сотрудник в обычной одежде — не вызывает доверия.
4. Питьевая вода. Для команды и для гостей. На выставочных павильонах сухой воздух от вентиляции, голос «садится» уже к обеду первого дня.
5. Резервная копия презентации. На USB-флешке. Когда у спикера упадёт ноутбук, секунды на восстановление работают на вас.

Часто задаваемые вопросы

Сколько каталогов взять на выставку?

Зависит от ожидаемого трафика. Грубая формула: количество посетителей за все дни × 0,2–0,3. Например, для выставки на 5 000 посетителей берите 1 000–1 500 каталогов. Для маленькой региональной на 1 000 человек — 200–300. Лучше переборщить, чем закончатся к обеду первого дня.

Сколько сотрудников нужно на стенде?

На стенд 6 м² минимум 2 человека (один общается с клиентами, второй на подхвате). На 9 м² — 3 человека. На 18 м² и больше — 4–6 человек. Помните о ротации на обед — фактически нужно +1 к этой цифре, если все смены в одну.

Брать ли наличные деньги?

Да. Хотя бы 1 000–3 000 ₽ на каждого сотрудника. Часто нужно срочно купить мелочи: дополнительный скотч, батарейки, перекус. Эквайринг есть не везде, а очереди в банкомат на выставочной площадке — знатные.

Можно ли ничего не печатать заранее, всё показывать на экране?

Идеализм современной выставки: «всё в QR-кодах». Реальность: 50 % посетителей — люди старше 40 лет, которые предпочитают взять бумажный буклет. Без печатных материалов вы теряете половину контакта с посетителями. Минимум — визитки и буклет с акцией.

Что делать, если оборудование пришло не вовремя?

Звонить производителю немедленно, требовать срочной доставки или замены. Серьёзный поставщик имеет резервный фонд оборудования и в крайнем случае привезёт замену в течение 4–8 часов. У Mobile-Stend.ru эта услуга работает по СПб: позвоните +7 (812) 740-68-40.

Брать ли с собой запасной комплект графики?

Если бюджет позволяет — да. Сменное полотно для pop-up 3×3 стоит 6 800 ₽, для roll-up — 1 100 ₽. На случай повреждения основного баннера (порвался при монтаже, пролили кофе, сломалась рама) — это спасает мероприятие.

Как считать ROI участия в выставке?

Стандартная формула: (Прибыль от лидов с выставки − Затраты на участие) / Затраты × 100 %. Срок окупаемости — 3–9 месяцев после выставки (большинство лидов конвертируется в продажи именно в этот период). Если выставка не окупилась за 12 месяцев — пересматривайте либо сегмент выставок, либо качество работы команды на стенде.

Заключение

Главное правило хорошей подготовки к выставке — заранее. За 30 дней начали планирование, за 7 дней закрыли производство, за 1 день финально упаковались. В день монтажа — только проверяете по списку и собираете. Никакого тушения пожаров.

Распечатайте этот чек-лист и пройдитесь по нему перед каждой выставкой — пять минут проверки экономят часы стресса в день мероприятия. Через 3–4 выставки у вашей команды появится свой собственный, дополненный чек-лист с региональными нюансами.

Если планируете участие в выставке и нужно выставочное оборудование, готовый комплект или просто консультация по подбору — позвоните +7 (812) 740-68-40 или напишите в Telegram. Команда Mobile-Stend поможет с подбором, дизайном, печатью и доставкой за 2–4 рабочих дня.

Связанные материалы:

• Как выбрать pop-up стенд для выставки: гид по типам и размерам
• Roll-up или X-banner: что выбрать для презентации
• Сколько стоит выставочный стенд в СПб в 2026 году

Дата публикации: май 2026. Автор: команда Mobile-Stend.ru — производство выставочного оборудования в Санкт-Петербурге с 2005 года.